Как проверить электронную трудовую книжку и исправить ошибки
Электронная трудовая книжка позволяет проверить сведения о трудовой деятельности и выявить пропущенные или неправильные записи. В этом материале «Днепр Оперативный» объясняет, как просмотреть данные на портале Пенсионного фонда Украины, исправить ошибки и что делать, если в электронной трудовой книжке не отображается часть стажа.
Как проверить электронную трудовую книжку онлайн
Просмотреть сведения о трудовой деятельности можно в личном кабинете на вебпортале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
Чтобы проверить записи, выполните следующие действия:
- Откройте портал ПФУ и авторизуйтесь с помощью доступного способа электронной идентификации.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Просмотрите сведения во вкладках, доступных в вашем кабинете.
- Сопоставьте электронные записи с бумажной трудовой книжкой и другими документами о работе.
- Для проверки результатов оцифровки откройте вкладку «Оцифрованная ЭТК». Если нужно просмотреть загруженные документы, проверьте раздел «Сканкопии трудовой книжки».
При необходимости на портале можно сформировать запрос на получение электронного документа. Названия и доступность отдельных пунктов интерфейса могут изменяться, поэтому ориентируйтесь на актуальные разделы личного кабинета.
Подробнее о порядке проверки данных рассказывает Пенсионный фонд в материале «Электронная трудовая книжка: как проверить на вебпортале ПФУ».
Какие данные содержит электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это не просто скан бумажного документа. Сведения о трудовой деятельности поступают из разных источников, поэтому важно проверять не только наличие записей, но и правильность информации.
На портале ПФУ предусмотрены, в частности, следующие вкладки:
• «Записи трудовой книжки (по СПОВ)» — сведения, сформированные на основании отчетности работодателей.
• «Оцифрованная ЭТК» — данные, полученные в результате обработки бумажных документов.
• «Сканкопии трудовой книжки» — загруженные сканированные копии документов.
Во время проверки обратите внимание на:
• правильность написания фамилии, имени и отчества;
• названия предприятий и должностей;
• даты принятия на работу, перевода и увольнения;
• наличие всех периодов трудовой деятельности;
• соответствие электронных записей бумажным документам.
Важно различать трудовую деятельность и страховой стаж. Запись о работе сама по себе не всегда означает, что соответствующий период автоматически учтен для пенсионных расчетов. Если информация неполная или противоречивая, нужно проверить сведения персонифицированного учета и при необходимости обратиться в ПФУ.
Как исправить ошибки в электронной трудовой книжке
Порядок исправления зависит от того, где именно возникла ошибка: в отчетности работодателя или во время оцифровки бумажной трудовой книжки.
| Проблема | Что делать |
| Неправильные данные в отчетности работодателя | Обратиться к работодателю, который подал сведения |
| Ошибка во вкладке «Оцифрованная ЭТК» | Подать электронное обращение в ПФУ |
| Отсутствует период работы из бумажной трудовой книжки | Проверить, оцифрован ли документ, и при необходимости подать его в ПФУ |
| В профиле отображаются документы другого человека | Сообщить в ПФУ, а если документы подал работодатель — обратиться к нему для исправления сведений |
Если ошибка возникла во время оцифровки
Например, в электронной трудовой книжке неправильно отображена дата принятия на работу, название предприятия или другая запись из бумажного документа.
В таком случае необходимо подать обращение в Пенсионный фонд Украины через вебпортал. Для этого:
- Авторизуйтесь в личном кабинете.
- Перейдите в раздел обращений или коммуникаций с ПФУ.
- Опишите, какая запись отображена неправильно и в чем заключается несоответствие.
- По возможности укажите дату и номер предыдущего обращения по оцифровке.
- Отправьте обращение и отслеживайте его состояние в разделе «Мои обращения».
В разъяснении от сентября 2026 года ПФУ рекомендует при необходимости добавлять копию соответствующей страницы бумажной трудовой книжки, которая подтверждает правильность записи. В то же время в другом разъяснении Фонд отмечает, что для исправления ошибки во вкладке «Оцифрованная ЭТК» дополнительная загрузка сканкопий не требуется. Поэтому перед подачей обращения стоит проверить актуальную инструкцию ПФУ для конкретного случая.
Подробнее о процедуре можно прочитать в официальном материале ПФУ об исправлении ошибок во время оцифровки трудовой книжки.
Если неправильные сведения подал работодатель
Если ошибка содержится во вкладке «Записи трудовой книжки (по СПОВ)», обратитесь к работодателю, который подал соответствующую отчетность. Он должен проверить данные и при необходимости подать исправленные сведения в установленном порядке.
Работники Пенсионного фонда не могут самостоятельно изменять информацию, которая поступила из некорректной отчетности страхователя. Поэтому обращение только в ПФУ не заменяет исправление данных работодателем.
Отдельная ситуация — когда во время оцифровки работодатель ошибочно прикрепил сканкопии трудовой книжки другого человека. В таком случае работодателю нужно повторно подать правильные сведения.
Что делать, если в электронной трудовой книжке нет стажа
Отсутствие определенного периода в электронных сведениях не означает автоматически, что человек потерял право на его зачисление. Сначала нужно выяснить, почему запись не отображается.
Действуйте в зависимости от ситуации:
- Не отображается период работы, сведения о котором должны были поступить от работодателя. Проверьте вкладку «Записи трудовой книжки (по СПОВ)» и обратитесь к работодателю для проверки поданной отчетности.
- Отсутствуют записи из бумажной трудовой книжки. Проверьте вкладку «Оцифрованная ЭТК». Если документ не оцифрован, уточните порядок подачи сканкопий в ПФУ.
- Документы поданы, но записи еще не появились. Проверьте статус обращения. Если документы находятся на обработке, не спешите подавать их повторно.
- В документах есть ошибки или расхождения. Подготовьте документы, которые подтверждают правильные сведения, и обратитесь в соответствующее учреждение.
Для подтверждения периодов работы могут понадобиться бумажная трудовая книжка, копии приказов о принятии на работу или увольнении, справки работодателя и другие документы в зависимости от обстоятельств.
ПФУ сообщил, что после завершения 10 июня 2026 года переходного периода продолжает принимать и обрабатывать документы для оцифровки трудовых книжек. Если документы уже поданы и ожидают обработки, Фонд призывает не дублировать обращения без необходимости.
Актуальная информация приведена в официальном сообщении ПФУ о продолжении приема документов для оцифровки трудовых книжек.
Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку
Да, бумажную трудовую книжку и другие документы о трудовой деятельности стоит хранить даже после оцифровки. Они могут понадобиться для подтверждения периодов работы, проверки электронных записей или исправления неточностей.
Не стоит самостоятельно исправлять записи в бумажном документе без соблюдения установленного порядка. Если обнаружили ошибку, сначала выясните, какой орган или работодатель отвечает за ее исправление.
Законодательные основы учета трудовой деятельности в электронной форме определяет Закон Украины № 1217-IX.
Что важно знать об электронной трудовой книжке
Проверяйте электронные сведения после обработки документов ПФУ, а также когда обнаруживаете расхождения в страховом стаже. Это поможет своевременно выяснить причину проблемы и подготовить документы для ее решения.
Главное — определить источник ошибки: если неправильные данные поступили из отчетности работодателя, обращайтесь к нему; если неточность возникла во время оцифровки бумажных документов, подайте обращение в ПФУ. Если трудовая книжка еще не оцифрована, ее документы можно подать и после завершения переходного периода.
Напомним, ранее мы писали, что украинские предприниматели могут получить от государства до 30 тысяч гривен на приобретение генераторов, зарядных станций и другого оборудования для резервного питания.
