Як перевірити електронну трудову книжку і виправити помилки
Електронна трудова книжка дає змогу перевірити відомості про трудову діяльність і виявити пропущені або неправильні записи. У цьому матеріалі «Дніпро Оперативний» пояснює, як переглянути дані на порталі Пенсійного фонду України, виправити помилки та що робити, якщо в електронній трудовій книжці не відображається частина стажу.
Як перевірити електронну трудову книжку онлайн
Переглянути відомості про трудову діяльність можна в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Щоб перевірити записи, виконайте такі дії:
1. Відкрийте портал ПФУ та авторизуйтеся за допомогою доступного способу електронної ідентифікації.
2. Перейдіть до розділу «Електронна трудова книжка».
3. Перегляньте відомості у вкладках, доступних у вашому кабінеті.
4. Зіставте електронні записи з паперовою трудовою книжкою та іншими документами про роботу.
Для перевірки результатів оцифрування відкрийте вкладку «Відцифрована ЕТК». Якщо потрібно переглянути завантажені документи, перевірте розділ «Сканкопії трудової книжки».
За потреби на порталі можна сформувати запит на отримання електронного документа. Назви та доступність окремих пунктів інтерфейсу можуть змінюватися, тому орієнтуйтеся на актуальні розділи особистого кабінету.
Детальніше про порядок перевірки даних розповідає Пенсійний фонд у матеріалі «Електронна трудова книжка: як перевірити на вебпорталі ПФУ».
Які дані містить електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка — це не просто скан паперового документа. Відомості про трудову діяльність надходять із різних джерел, тому важливо перевіряти не лише наявність записів, а й правильність інформації.
На порталі ПФУ передбачені, зокрема, такі вкладки:
• «Записи трудової книжки (за СПОВ)» — відомості, сформовані на підставі звітності роботодавців.
• «Відцифрована ЕТК» — дані, отримані в результаті опрацювання паперових документів.
• «Сканкопії трудової книжки» — завантажені скановані копії документів.
Під час перевірки зверніть увагу на:
• правильність написання прізвища, імені та по батькові;
• назви підприємств і посад;
• дати прийняття на роботу, переведення та звільнення;
• наявність усіх періодів трудової діяльності;
• відповідність електронних записів паперовим документам.
Важливо розрізняти трудову діяльність і страховий стаж. Запис про роботу сам по собі не завжди означає, що відповідний період автоматично врахований для пенсійних розрахунків. Якщо інформація неповна або суперечлива, потрібно перевірити відомості персоніфікованого обліку та за потреби звернутися до ПФУ.
Як виправити помилки в електронній трудовій книжці
Порядок виправлення залежить від того, де саме виникла помилка: у звітності роботодавця чи під час оцифрування паперової трудової книжки.
| Проблема | Що робити |
| Неправильні дані у звітності роботодавця | Звернутися до роботодавця, який подав відомості |
| Помилка у вкладці «Відцифрована ЕТК» | Подати електронне звернення до ПФУ |
| Відсутній період роботи з паперової трудової книжки | Перевірити, чи оцифровано документ, і за потреби подати його до ПФУ |
| У профілі відображаються документи іншої людини | Повідомити ПФУ, а якщо документи подав роботодавець — звернутися до нього для виправлення відомостей |
Якщо помилка виникла під час оцифрування
Наприклад, в електронній трудовій книжці неправильно відображено дату прийняття на роботу, назву підприємства або інший запис із паперового документа.
У такому разі необхідно подати звернення до Пенсійного фонду України через вебпортал. Для цього:
1. Авторизуйтеся в особистому кабінеті.
2. Перейдіть до розділу звернень або комунікацій із ПФУ.
3. Опишіть, який запис відображено неправильно та в чому полягає невідповідність.
4. За можливості зазначте дату й номер попереднього звернення щодо оцифрування.
5. Надішліть звернення та відстежуйте його стан у розділі «Мої звернення».
У роз'ясненні від вересня 2026 року ПФУ рекомендує за потреби додавати копію відповідної сторінки паперової трудової книжки, яка підтверджує правильність запису. Водночас в іншому роз'ясненні Фонд зазначає, що для виправлення помилки у вкладці «Відцифрована ЕТК» додаткове завантаження сканкопій не потрібне. Тому перед поданням звернення варто перевірити актуальну інструкцію ПФУ для конкретного випадку.
Детальніше про процедуру можна прочитати в офіційному матеріалі ПФУ щодо виправлення помилок під час оцифрування трудової книжки.
Якщо неправильні відомості подав роботодавець
Якщо помилка міститься у вкладці «Записи трудової книжки (за СПОВ)», зверніться до роботодавця, який подав відповідну звітність. Він має перевірити дані та за потреби подати виправлені відомості в установленому порядку.
Працівники Пенсійного фонду не можуть самостійно змінювати інформацію, яка надійшла з некоректної звітності страхувальника. Тому звернення лише до ПФУ не замінює виправлення даних роботодавцем.
Окрема ситуація — коли під час оцифрування роботодавець помилково прикріпив сканкопії трудової книжки іншої людини. У такому разі роботодавцю потрібно повторно подати правильні відомості.
Що робити, якщо в електронній трудовій книжці немає стажу
Відсутність певного періоду в електронних відомостях не означає автоматично, що людина втратила право на його зарахування. Спочатку потрібно з'ясувати, чому запис не відображається.
Дійте залежно від ситуації:
1. Не відображається період роботи, відомості про який мали надійти від роботодавця. Перевірте вкладку «Записи трудової книжки (за СПОВ)» і зверніться до роботодавця для перевірки поданої звітності.
2. Відсутні записи з паперової трудової книжки. Перевірте вкладку «Відцифрована ЕТК». Якщо документ не оцифровано, уточніть порядок подання сканкопій до ПФУ.
3. Документи подано, але записи ще не з'явилися. Перевірте статус звернення. Якщо документи перебувають на опрацюванні, не поспішайте подавати їх повторно.
4. У документах є помилки або розбіжності. Підготуйте документи, які підтверджують правильні відомості, та зверніться до відповідної установи.
Для підтвердження періодів роботи можуть знадобитися паперова трудова книжка, копії наказів про прийняття на роботу чи звільнення, довідки роботодавця та інші документи залежно від обставин.
ПФУ повідомив, що після завершення 10 червня 2026 року перехідного періоду продовжує приймати й опрацьовувати документи для оцифрування трудових книжок. Якщо документи вже подані та очікують на опрацювання, Фонд закликає не дублювати звернення без потреби.
Актуальна інформація наведена в офіційному повідомленні ПФУ про продовження приймання документів для оцифрування трудових книжок.
Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку
Так, паперову трудову книжку та інші документи про трудову діяльність варто зберігати навіть після оцифрування. Вони можуть знадобитися для підтвердження періодів роботи, перевірки електронних записів або виправлення неточностей.
Не варто самостійно виправляти записи в паперовому документі без дотримання встановленого порядку. Якщо виявили помилку, спочатку з'ясуйте, який орган або роботодавець відповідає за її виправлення.
Законодавчі засади обліку трудової діяльності в електронній формі визначає Закон України № 1217-IX.
Що важливо знати про електронну трудову книжку
Перевіряйте електронні відомості після опрацювання документів ПФУ, а також коли виявляєте розбіжності у страховому стажі. Це допоможе своєчасно з'ясувати причину проблеми та підготувати документи для її вирішення.
Головне — визначити джерело помилки: якщо неправильні дані надійшли зі звітності роботодавця, звертайтеся до нього; якщо неточність виникла під час оцифрування паперових документів, подайте звернення до ПФУ. Якщо трудова книжка ще не оцифрована, її документи можна подати й після завершення перехідного періоду.
Нагадаємо, раніше ми писали, що українські підприємці можуть отримати від держави до 30 тисяч гривень на придбання генераторів, зарядних станцій та іншого обладнання для резервного живлення.
