Оцифрування трудової книжки в Дніпрі: куди звертатися та які документи потрібні

Мешканці Дніпра можуть перевести паперову трудову книжку в електронний формат через сервісні центри Пенсійного фонду або самостійно подати сканкопії документів через інтернет. Де пройти оцифрування, які документи підготувати та як перевірити внесення відомостей до реєстру, пояснює «Дніпро Оперативний».

Де оцифрувати трудову книжку в Дніпрі: адреси Пенсійного фонду

Для оцифрування трудової книжки можна звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду України. У Дніпрі працює декілька відділень, де надають послуги з питань пенсійного забезпечення та обліку страхового стажу.

Серед адрес, зазначених в офіційному довіднику Головного управління ПФУ в Дніпропетровській області:

Адреса	Графік роботи
вул. Набережна Перемоги, 26	Пн–Чт: 08:00–18:00, Пт: 08:00–16:45
просп. Богдана Хмельницького, 116-А	Пн–Чт: 08:00–18:00, Пт: 08:00–16:45
вул. Січеславська Набережна, 17	Пн–Чт: 08:00–18:00, Пт: 08:00–16:45
вул. Данила Галицького, 22-А	Пн–Чт: 07:00–18:00, Пт: 07:00–16:45
вул. Надії Алексєєнко, 106, блоки 1, 2, 3	Пн–Чт: 08:00–18:00, Пт: 08:00–16:45
вул. Зимових Походів, 22-А	Пн–Чт: 08:00–18:00, Пт: 08:00–16:45

Окремо варто врахувати, що відділення на Набережній Перемоги, 26 має спеціалізацію з обслуговування військовослужбовців та окремих категорій громадян. Тому перед відвідуванням краще уточнити, чи можна там подати документи для оцифрування трудової книжки.

Звернутися можна не лише до відділення за місцем реєстрації. Пенсійний фонд передбачає можливість отримання послуг у будь-якому зручному сервісному центрі.

Актуальні адреси та графіки прийому варто перевіряти на офіційному ресурсі ПФУ в Дніпропетровській області.

Для особистого звернення бажано підготувати:

• паспорт громадянина України або ID-картку;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• оригінал трудової книжки;
• документи про трудову діяльність, яких немає в паперовій книжці, якщо потрібно підтвердити додаткові періоди стажу.

Перед візитом доцільно зателефонувати до Пенсійного фонду та уточнити перелік документів для конкретної ситуації.

Як оцифрувати трудову книжку самостійно через інтернет

Особисто відвідувати Пенсійний фонд необов'язково. Документи можна подати дистанційно через вебпортал електронних послуг ПФУ.

Для авторизації знадобиться кваліфікований електронний підпис або Дія.Підпис.

Порядок подання документів такий:

1. Перейдіть на вебпортал Пенсійного фонду України.
2. Авторизуйтеся за допомогою КЕП або Дія.Підпису.
3. Відкрийте розділ «Комунікації з ПФУ».
4. Виберіть послугу «Відомості про трудові відносини».
5. Перевірте персональні дані та заповніть необхідну інформацію.
6. Надайте згоду на обробку персональних даних.
7. Завантажте сканкопії заповнених сторінок трудової книжки.
8. Підпишіть заяву електронним підписом і відправте її до Пенсійного фонду.

Після надсилання документів можна відстежувати їх опрацювання в розділі «Мої звернення».

Детальні вимоги до подання документів наведені в офіційній інструкції Пенсійного фонду щодо оцифрування трудових книжок.

Які документи потрібні для оцифрування трудової книжки

Для перенесення відомостей до електронного реєстру основним документом є паперова трудова книжка. Якщо в ній відображені не всі періоди роботи або є інші обставини, що впливають на підтвердження страхового стажу, можна подати додаткові документи.

Пенсійний фонд передбачає можливість оцифрування таких документів:

• трудової книжки;
• диплома або іншого документа про освіту за денною формою навчання разом із додатком;
• військового квитка з відмітками про проходження служби;
• свідоцтва про народження дитини;
• документів про зміну прізвища, якщо воно відрізняється в різних документах;
• довідок, що підтверджують пільговий стаж.

Ці документи можуть бути важливими для підтвердження періодів, які не відображені в електронному реєстрі. Повний перелік наведений у роз'ясненні Пенсійного фонду про документи для підтвердження страхового стажу.

Під час підготовки сканкопій потрібно дотримуватися технічних вимог ПФУ:

• сканувати оригінали документів у кольорі;
• перевірити, щоб записи, печатки, підписи та дати добре читалися;
• не обрізати краї сторінок;
• зберігати файли у форматах JPG або PDF;
• дотримуватися обмежень щодо розміру та якості файлів, зазначених в інструкції порталу.

Для трудової книжки важливо відсканувати всі заповнені сторінки, а не тільки останні записи.

Чи обов'язково було оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026 року

П'ятирічний перехідний період для перенесення відомостей про трудову діяльність до електронного реєстру завершився 10 червня 2026 року. Проте ця дата не означає, що після неї громадяни втратили можливість оцифрувати документи.

Пенсійний фонд продовжує приймати сканкопії трудових книжок і після завершення перехідного періоду. Подати їх можна через вебпортал або безпосередньо в сервісному центрі.

Також чинними нормативними актами не передбачено відповідальності за неподання сканкопій у межах перехідного періоду. Сам факт відсутності електронної копії не призводить до втрати вже набутого страхового стажу.

Це підтверджує офіційне роз'яснення ПФУ щодо оцифрування трудових книжок після 10 червня 2026 року.

Водночас відкладати процедуру небажано, особливо якщо людина має тривалий трудовий стаж до 2004 року або планує найближчим часом оформлювати пенсію.

Чим відрізняється підтвердження стажу до і після 1 січня 2004 року

Ця дата має важливе значення для обліку трудової діяльності.

Періоди роботи до 1 січня 2004 року підтверджуються насамперед паперовою трудовою книжкою, оформленою відповідно до встановлених вимог. Саме тому оцифрування таких записів допомагає перенести інформацію до електронного реєстру.

Після 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Відомості про цей період надходять до системи на підставі звітності роботодавців.

Отже, якщо людина працювала лише після 2004 року, її трудова книжка не є основним джерелом підтвердження страхового стажу за цей період. Проте перевірити дані в реєстрі все одно варто.

Таке розмежування пояснює Пенсійний фонд України у роз'ясненні про трудову книжку, страховий стаж і пенсію.

Як перевірити, чи оцифрували трудову книжку

Після подання документів важливо переконатися, що інформацію внесли до електронного реєстру та правильно відобразили періоди роботи.

Для цього потрібно:

1. Перейти на вебпортал Пенсійного фонду.
2. Авторизуватися за допомогою КЕП, Дія.Підпису або іншого доступного способу.
3. Відкрити розділ «Електронна трудова книжка».
4. Перейти до підрозділу «Дані ЕТК».
5. Відкрити вкладку «Відцифрована ЕТК».
6. Порівняти інформацію з паперовою трудовою книжкою.

Потрібно перевірити дати прийняття на роботу та звільнення, назви підприємств, посади й номери наказів. Якщо певний період відсутній або дані відображені неправильно, необхідно звернутися до Пенсійного фонду.

Для цього можна скористатися розділом «Комунікації з ПФУ» — «Звернення». До звернення бажано додати копії сторінок трудової книжки, які підтверджують правильність записів.

Покроковий порядок виправлення неточностей ПФУ описав у роз'ясненні про помилки під час оцифрування трудової книжки.

Що робити, якщо трудова книжка містить помилки або підприємство ліквідоване

Якщо в паперовому документі є виправлення, нерозбірливі записи, відсутні печатки або помилки в датах, не потрібно самостійно змінювати інформацію в оригіналі.

Спочатку варто з'ясувати, які саме відомості потребують додаткового підтвердження. Для цього можна звернутися до сервісного центру ПФУ.

Залежно від ситуації підтвердити період роботи допоможуть:

• архівна довідка;
• копії наказів про прийняття на роботу та звільнення;
• виписки з кадрових документів;
• довідки колишнього роботодавця;
• інші документи, що містять відомості про трудову діяльність.

Якщо підприємство ліквідоване, потрібно з'ясувати, куди передали його кадрову документацію. Вона може зберігатися в державному або іншому архіві.

Якщо в електронній трудовій книжці помилку допустили під час перенесення даних, слід звернутися до ПФУ через портал і додати документи, які підтверджують правильні відомості.

Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після оцифрування

Так. Після перенесення відомостей до електронного реєстру оригінал паперової трудової книжки потрібно зберігати.

Він залишається документом, що підтверджує трудову діяльність, і може знадобитися, якщо виникнуть питання щодо окремих періодів роботи або правильності внесених даних.

Особливо це важливо для людей, які працювали до 1 січня 2004 року, оскільки саме паперова трудова книжка є основним документом для підтвердження стажу за цей період.

Мешканці Дніпра можуть оцифрувати трудову книжку безпосередньо в сервісному центрі Пенсійного фонду або подати документи самостійно через інтернет. Якщо процедура ще не пройдена, зробити це можна і після 10 червня 2026 року. Після подання документів варто перевірити електронну трудову книжку, щоб переконатися, що всі необхідні записи внесені правильно.

Нагадаємо, раніше ми писали, чи можна подати на аліменти без розлучення в Україні та як це зробити.

Новини партнерів