Плануємо офісний переїзд без втрат для бізнесу

Від того, наскільки добре буде сплановано й організовано процес переїзду офісу, залежить подальша робота і розвиток бізнесу. Необдумані дії можуть призвести до серйозних фінансових втрат, простоїв у роботі та навіть втрати цінних співробітників і клієнтів.

За статистикою, близько 80% компаній стикаються з різними проблемами під час переїзду офісу. Найпоширеніші з них — зрив термінів і втрата або пошкодження майна та документів. Зазвичай цих проблем вдається уникнути, якщо замовити послуги вантажного перевезення у професіоналів.

Але навіть у цьому випадку важливо ретельно спланувати процес і розділити ролі серед співробітників. Тоді можна уникнути простоїв і зробити переїзд практично непомітним для персоналу.

Що необхідно врахувати під час підготовки до переїзду офісу?

• Проведіть повну інвентаризацію всього офісного майна, документів та обладнання. Це допоможе зрозуміти, що потрібно перевезти, що можна залишити або утилізувати.
• Завчасно сповістіть колектив про майбутній переїзд, поясніть причини та очікувані терміни. Залучіть співробітників до планування, враховуйте їхні побажання щодо облаштування робочих місць. Залученість персоналу підвищує позитивний настрій і ефективність процесу.
• Перед переїздом переконайтеся, що всі важливі електронні документи та бази даних надійно збережені та продубльовані. Збої в ІТ-системах під час перенесення обладнання — одна з найчастіших проблем, що призводить до втрати цінної інформації в 15% випадків.
• Для великих офісів має сенс найняти професійних підрядників. Такі мувінгові компанії візьмуть на себе всю логістику, пакування і транспортування. Це мінімізує ризики пошкодження майна та оптимізує весь процес. Більш детальні умови щодо організації офісного переїзду «під ключ» можна знайти на сайті фірми Інка Транс.
• Заздалегідь продумайте ефективне планування нового офісу — розміщення відділів, робочих місць, обладнання, зон відпочинку. Оптимальна організація простору підвищує продуктивність роботи й покращує атмосферу в колективі.
• Передбачте все необхідне для перших днів роботи на новому місці — канцелярію, витратні матеріали, засоби гігієни, аптечку, запас води та продуктів. Так Ви забезпечите комфортні умови та плавний перехід для співробітників.

Як ефективно провести офісний переїзд?

1. Завчасно закупіть необхідні пакувальні матеріали — коробки, скотч, плівку, повітряно-бульбашкову плівку. Промаркуйте кожну коробку відповідно до її вмісту і майбутнього місця розташування. Архіви та документи упаковують за принципом потреби — найактуальніші зверху.
2. Якщо переїжджаєте самостійно, виберіть відповідний транспорт — з достатньою місткістю і надійністю. Чітко сплануйте логістику навантаження-розвантаження. Для перевезення делікатного ІТ-обладнання та серверів краще використовувати спеціалізований транспорт.
3. У день переїзду організуйте чергову групу співробітників, яка буде обробляти термінові питання і підтримувати мінімальну працездатність бізнесу. Решта персоналу може бути залучена в процесі переїзду.
4. Протягом усього переїзду контролюйте кожен етап, чітко дотримуйтесь графіку. Оперативно розв'язуйте проблеми та питання, що виникають. Статистика свідчить, що при якісному контролі ймовірність завершення переїзду в строк підвищується на 80%.
5. На новому місці відразу розпочинати розпакування і розставляння речей згідно з планом. Почніть із найважливішого для роботи — підключення ІТ-інфраструктури, організації робочих місць. Поступово облаштовуйте зони відпочинку, декоруйте офіс.

Що робити, коли всі речі перевезені в новий офіс?

• Перевірте комплектність і цілісність усього перевезеного майна. Звіртеся зі списком і огляньте меблі та техніку на предмет пошкоджень під час перевезення. Якщо щось пропало або зламалося — відразу повідомте транспортну компанію.
• Займіться розставлянням меблів згідно із заздалегідь продуманим планом. Почніть із ключових предметів — столів, шаф, стелажів. Увімкніть офісну техніку. Постарайтеся зробити це в перший же день, щоб завтра співробітники могли відразу братися до роботи.
• Розберіть і розподіліть по місцях документацію, теки, канцелярію. Це зручно робити паралельно з розставлюванням меблів. Розкладіть усе по полицях, шухлядах, на столах. Так у перший робочий день не доведеться витрачати час на пошуки потрібних паперів.
• Протестуйте роботу інтернету, телефонії, оргтехніки, освітлення. Перевірте, чи всі розетки справні. За необхідності запросіть фахівців, щоб оперативно усунути неполадки комунікацій. Заздалегідь купіть подовжувачі, перехідники тощо.
• Розставте квіти, декор, повісьте картини та постери. Створіть затишок, щоб співробітникам було комфортно працювати. Але не перестарайтеся, щоб не перевантажити простір і не відволікати персонал від справ.
• Організуйте приємні дрібниці — цукерки, чай, каву, невеликі сувеніри. Нехай працівники відчують, що про них піклуються на новому місці. Це підвищить їхню лояльність і настрій у перші дні після переїзду.