Как пользоваться кассовым аппаратом для ФЛП: советы и рекомендации

С января 2022 года использование кассовых аппаратов стало обязательным для части предпринимателей, проводящих расчетные операции. "Днепр Оперативный" объяснит, как ими правильно пользоваться и какие штрафы предусмотрены для нарушителей.

Кто должен использовать кассовый аппарат

Использование кассовых аппаратов или РРО (регистраторов расчетных операций) является обязательным для:

• ФЛП 2, 3 и 4 группы, независимо от вида деятельности и объема дохода.
• ФЛП на общей системе налогообложения.

Как выбрать кассовый аппарат для ФЛП

У предпринимателя есть возможность самостоятельно определить, какой кассовый аппарат использовать для своей деятельности. Даже при большом ассортименте кассовых аппаратов важно понять, какой именно РРО выбрать, чтобы обеспечить удобный функционал. Каждый регистратор расчетных операций имеет свои особенности, поэтому выбор может варьироваться между автономным кассовым аппаратом, фискальным РРО и программным РРО от сторонних разработчиков или фискальной программой, функционирующей на смартфоне или планшете. Рассматривая эти настройки, бизнесмен может отыскать более подходящий вариант для собственной бизнес-модели.

Автономный кассовый аппарат (РРО)

Автономный кассовый аппарат определяется собственной способностью работать независимо при разработке расчетного документа. В этом случае кассир программирует кассовый аппарат, используя его собственную клавиатуру. Это означает, что кассир вводит все товары, предназначенные для продажи, непосредственно в программу, и после продажи товара или услуги формируется чек на основе указанных данных.

В стационарных кассовых аппаратах используется программное РРО, поскольку они имеют значительные размеры и не всегда оборудованы встроенным аккумулятором. В то же время эти устройства могут быть подключены к различным внешним устройствам, таким как весы, сканер штрихкодов и терминалы для сбора данных. Кроме того, в состав РРО включается фискальная память – устройство для одноразового ввода, хранения и многократного считывания итоговой информации в полном объеме.

Портативный кассовый аппарат имеет среднюю стоимость 6000 грн, дополнительно требует ежемесячного сервисного обслуживания в размере 256 грн и разовые расходы при опломбировании и вводе в эксплуатацию – 1500 грн.

Фискальный РРО

Фискальные регистраторы – это что-то вроде принтера с блоком фискальной памяти, для работы с которым требуется дополнительное программное обеспечение (ПО). В этом случае чек формируют с помощью ПО и печатают на фискальном принтере. Также есть фискальные регистраторы, встроенные в систему учета. Такие фискальные регистраторы подходят для ресторанного бизнеса, поскольку новые облачные РРО легко интегрируются по API с современными программами учета вместо кассовых аппаратов.

В Украине средняя стоимость фискального регистратора составляет 10 000 грн., сервисное обслуживание ежемесячно — 256 грн., разовые оплаты при опломбировании и вводе в эксплуатацию — 1500 грн.

Телефон или планшет + программный РРО

Этот вариант направлен на тех, кто не ведет общий учет, поскольку с помощью бесплатного программного обеспечения от государства можно только осуществлять продажи. Отсутствие аналитики, состава и статистики делает этот вариант привлекательным для тех, кто только продает товары или услуги.

Цены на принтеры с подключением через USB и Ethernet начинаются от 2000 грн., тогда как варианты со встроенным Bluetooth стоят от 1400 грн. Некоторые устройства уже имеют предустановленное бесплатное программное обеспечение, и стоимость их использования составляет около 150 грн в месяц.

Следовательно, оптимальным вариантом для начала работы может быть использование облачного регистратора расчетных операций (РРО) вместе с системой учета на планшете. Для этого необходимо иметь планшет с системой учета и принтер для чеков или фискальный регистратор. Этот подход помогает избежать многих проблем, связанных с возможными неисправностями РРО.

Как зарегистрировать кассовый аппарат

Чтобы зарегистрировать приобретенный вами РРО, нужно обратиться в налоговую. Для этого следует заполнить заявление о регистрации РРО.

К заявлению добавить:

• копию паспорта РРО;
• копию документа, подтверждающего куплю-продажу РРО;
• копию договора с предприятием, обслуживающим РРО;
• уставные документы компании.

Все это необходимо для того, чтобы налоговая выдала вам справку о резервировании РРО, с которой нужно обратиться в организацию, предоставившую договор на установление программного обеспечения по РРО (его так называемое обслуживание).

Как настроить кассовый аппарат

Для того, чтобы впервые настроить ККТ для корректной работы, необходимо следовать указаниям инструкции к нему или воспользоваться подсказками, появляющимися на мониторе ПК при установке. Процесс настройки не составляет никакой сложности и состоит из следующих действий:

1. включить аппарат и подключить его к компьютеру через порт USB;
2. дождаться обнаружения техники компьютером;
3. установить драйвера (это можно сделать с загрузочного диска или из интернета, ПК сам предложит Вам сделать это);
4. установить текущие дату и время;
5. ввести данные о ККТ, как при ее оформлении в ГФС;
6. ввести информацию о фискальном накопителе;
7. заполнить раздел данных об интернет-подключении;
8. выбрать одну из предложенных систем налогообложения;
9. После каждого блока введенных данных следует выбирать пункт «Далее»;
10. проверить все введенные данные и подтвердить их нажатием пункта «Выполнить»;
11. сохраните распечатанный чек с регистрационными данными.

Проведение расчетов с покупателями

Данные аппараты достаточно просты в использовании. Основная их работа описывается в четырех действиях:

• Включение аппарата и проверка правильной даты и времени.
• Установка кассового режима (три раза нажимается кнопка "ИТ").
• Пробивание чека (сумма покупки, нажатие кнопок "ПИ" и "Итог", соответственно).
• Снятие переменного отчета (дважды нажимается кнопка "РЭ" и два раза - кнопка "ИТ").

Другие функции подробно описываются в книге по эксплуатации заводом-изготовителем к каждой конкретной модели.

Обслуживание кассового аппарата

Важно заключить договор о сервисном обслуживании с авторизованным изготовителем. Обычно компания-продавец РРО имеет свой сервисный центр и предлагает свои услуги.

В противном случае следует связаться с производителем, контакты которого указаны в паспорте РРО, получить информацию о центрах сервисного обслуживания в вашем регионе и выбрать удобный вариант.

Реестр Центров сервисного обслуживания можно найти на сайте налоговой, указав налоговый номер и код модели РРО.

Какие штрафы предусмотрены за нарушение правил пользования кассовым аппаратом

Если налоговые органы установят, что расчетные операции не производятся через кассовые аппараты, предусмотренные финансовые санкции – размер штрафа напрямую зависит от суммы, прошедшей мимо кассы,

• Штраф за первую не проведенную через кассовый аппарат операцию – 100% суммы чека.
• Штраф за вторую и последующие операции составит 150% суммы чека.

Однако штрафы за работу без кассовых аппаратов не будут применяться к бизнесу на прифронтовых территориях. Это не касается торговли подакцизными товарами.

Напомним, ранее мы сообщали о том, что некоторым волонтерам хотят предоставить отсрочку от мобилизации. Также мы объясняли, что делать если авто эвакуировали в Днепре.