Як користуватися касовим апаратом для ФОП: поради та рекомендації

З  січня 2022 року використання касових апаратів стало обов'язковим для частини підприємців, які проводять розрахункові операції. «Дніпро Оперативний» пояснить, як ними правильно користуватися та які штрафи передбачені для порушників. 

Хто має використовувати касовий апарат

Використання касових апаратів, або РРО (реєстраторів розрахункових операцій) є обов’язковим для:

• ФОПів 2, 3 та 4 групи, незалежно від виду діяльності та обсягу доходу.
• ФОПів на загальній системі оподаткування.

Як вибрати касовий апарат для ФОП

Підприємець має можливість самостійно визначити, який касовий апарат використовувати для своєї діяльності. Навіть при великому асортименті касових апаратів, важливо зрозуміти, який саме РРО обрати, щоб забезпечити зручний функціонал. Кожен реєстратор розрахункових операцій має свої особливості, тому вибір може варіюватися між автономним касовим апаратом, фіскальним РРО та програмним РРО від сторонніх розробників або фіскальною програмою, що функціонує на смартфоні або планшеті. Розглядаючи ці опції, підприємець може знайти найбільш підходящий варіант для своєї бізнес-моделі.

Автономний касовий апарат (РРО)

Автономний касовий апарат визначається своєю здатністю працювати незалежно при створенні розрахункового документа. У цьому випадку касир програмує касовий апарат, використовуючи його власну клавіатуру. Це означає, що касир вводить всі товари, призначені для продажу, безпосередньо в програму, і після виконання продажу товару або послуги формується чек на основі зазначених даних.

У стаціонарних касових апаратів використовується програмне РРО, оскільки вони мають значні розміри і не завжди обладнані вбудованим акумулятором. Водночас ці пристрої можуть бути підключені до різних зовнішніх пристроїв, таких як ваги, сканер штрихкодів і термінали для збору даних. Крім того, до складу РРО включається фіскальна пам'ять - пристрій для одноразового введення, зберігання та багаторазового зчитування підсумкової інформації в повному обсязі.

Портативний касовий апарат має середню вартість 6000 грн, додатково потребує щомісячного сервісного обслуговування у розмірі 256 грн та разові витрати при опломбуванні та введенні в експлуатацію - 1500 грн.

Фіскальний РРО

Фіскальні реєстратори — це щось на зразок принтера з блоком фіскальної пам’яті, для роботи з якими потрібне додаткове програмне забезпечення (ПЗ). У цьому випадку чек формують за допомогою ПЗ і друкують на фіскальному принтері. Також є фіскальні реєстратори, інтегровані з системою обліку. Такі фіскальні реєстратори підходять для ресторанного бізнесу, оскільки нові хмарні РРО легко інтегруються за API з сучасними програмами обліку замість касових апаратів. 

В Україні середня вартість фіскального реєстратора становить 10 000 грн, сервісне обслуговування щомісяця — 256 грн, разові оплати при опломбуванні та введенні в експлуатацію — 1500 грн.

Телефон або планшет + програмний РРО

Цей варіант спрямований на тих, хто не веде загального обліку, оскільки за допомогою безкоштовного програмного забезпечення від держави можна лише здійснювати продажі. Відсутність аналітики, складу та статистики робить цей варіант привабливим для тих, хто лише продає товари чи послуги.

Ціни на принтери з підключенням через USB та Ethernet починаються від 2000 грн, тоді як варіанти з вбудованим Bluetooth коштують від 1400 грн. Деякі пристрої вже мають передвстановлене безкоштовне програмне забезпечення, і вартість їх використання складає приблизно 150 грн на місяць.

Отже, оптимальним варіантом для початку роботи може бути використання хмарного Реєстратора Розрахункових Операцій (РРО) разом із системою обліку на планшеті. Для цього необхідно мати планшет із системою обліку та принтер для чеків або фіскальний реєстратор. Цей підхід допомагає уникнути багатьох проблем, пов'язаних із можливими несправностями РРО.

Як зареєструвати касовий апарат

Щоб зареєструвати придбаний вами РРО, потрібно звернутися до податкової.Для цього слід заповнити заяву про реєстрацію РРО.

До заяви додати:

• копію паспорта РРО;
• копію документа, який підтверджує купівлю-продаж РРО;
• копію договору із підприємством, що буде обслуговувати РРО;
• статутні документи підприємства.

Усе це необхідно для того, щоб податкова видала вам довідку про резервування РРО, із якою потрібно звернутися до організації, що надала договір на встановлення програмного забезпечення щодо РРО (його так зване обслуговування).

Як налаштувати касовий апарат

Для того, щоб вперше налаштувати ККТ для коректної роботи, необхідно дотримуватися вказівок інструкції до нього або скористатися підказками, які з'являтимуться на моніторі ПК під час встановлення. Процес налаштування не становить жодної складності і складається з наступних дій:

1.    увімкнути апарат та підключити його до комп'ютера через порт USB;
2.    дочекатися виявлення техніки комп'ютером;
3.    встановити драйвера (це можна зробити із завантажувального диска або з інтернету, ПК сам запропонує Вам зробити це);
4.    встановити поточні дату та час;
5.    запровадити дані про ККТ, як за її оформлення в ДФС;
6.    ввести інформацію про фіскальний накопичувач;
7.    заповнити розділ даних про інтернет-підключення;
8.    вибрати одну із запропонованих систем оподаткування;
9.    після кожного блоку введених даних слід вибирати пункт «Далі»;
10.    перевірити всі введені дані та підтвердити їх натисканням пункту «Виконати»;
11.    збережіть роздрукований чек із реєстраційними даними.

Проведення розрахунків з покупцями

Дані апарати досить прості у використанні. Основна їх робота описується в чотирьох діях:

1.    Включення апарату і перевірка правильної дати та часу.
2.    Встановлення касового режиму (три рази натискається кнопка "ІТ").
3.    Пробивання чека (сума покупки, натискання кнопок "ПІ" і "Підсумок", відповідно).
4.    Зняття змінного звіту (двічі натискається кнопка "РЕ" і два рази - кнопка "ІТ").

Інші функції докладно описуються в книзі по експлуатації заводом-виготовлювачем до кожної конкретної моделі.

Обслуговування касового апарату

Важливо укласти договір про сервісне обслуговування з авторизованим виробником. Зазвичай компанія-продавець РРО має власний сервісний центр та пропонує свої послуги.

Інакше слід зв'язатися з виробником, контакти якого вказані в паспорті РРО, отримати інформацію про центри сервісного обслуговування у вашому регіоні та вибрати зручний варіант.

Реєстр Центрів сервісного обслуговування можна знайти на сайті податкової, вказавши податковий номер та код моделі РРО.

Які штрафи передбачені за порушення правил користування касовим апаратом

Якщо податкові органи встановлять, що розрахункові операції не проводяться через касові апарати, передбачені фінансові санкції – розмір штрафу безпосередньо залежить від суми, яка пройшла повз касу:

• штраф за першу не проведену через касовий апарат операцію – 100% від суми чека;
• штраф за другу й наступні операції становитиме 150% від суми чека.

Однак штрафи за роботу без касових апаратів не будуть застосовуватись до бізнесу на прифронтових територіях. Це не стосується торгівлі підакцизними товарами.

Нагадаємо, раніше ми повідомляли про те, що деяким волонтерам хочуть надати відстрочку від мобілізації. Також ми пояснювали, що робити, якщо авто евакуювали в Дніпрі.